なぜメールやメッセージの返信が早い人は、仕事でも信頼されるのか？ホリエモンこと堀江貴文さんの著書『多動力』にその答えが載っているので、紹介します。
メールの返信が早い人は仕事ができる人
仕事ができる人というのは、忙しさに怠けず、メールの返信がめちゃくちゃ早いと言われています。みんな、即レスです。
実は忙しい人ほど返信が速い。たとえば幻冬舎の見城徹社長も、サイバーエージェントの藤田晋社長も、レスはメチャクチャ速い。 僕のデジタル仕事術も「メールやＬＩＮＥは即レス」「メッセージを見た瞬間から10秒で返信」「渋滞を作らない」が基本だ。（堀江貴文『多動力』より引用）
僕も仕事に関するメールやメッセージは、「後で返そう」というのをやめるように心がけています。
仕事柄、僕はスマートフォンを触っている時間が長いです。ニュースや記事を読むといった情報収集はもちろん、スマホで完結できる仕事がたくさんあるからです。
スマホを置いてパソコンで仕事をしていても、電源が入っていれば通知が来るし、何ならパソコンでもメールには気づきます。既読を付けなくても、みんな目には入っていますよね？
最近は「仕事に関するメール、メッセージは、確認してから30秒以内に返信」を目標にしています。もし長文で返信する必要のあるメールであれば、「検討後に返信いたします。」をとりあえず返信すればいいのです。
また、電車の移動やレストランの待ち時間といった隙間時間を活用すれば、メールやメッセージを返信する時間は十分に確保できるはず。一度”渋滞”を作ってしまうと、仕事のリズムは悪くなってしまうのです。
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メールの返信が早くなれば仕事上の信頼が生まれる
仕事の人間関係で信頼を作る一つのコツは、メールやメッセージの返信をとにかく早くすること。いわゆる即レスです。
普段からメールを早く返信するようにしていれば、相手が何か悩んでいる時、相談したい時、「この人ならすぐに返信をくれる。仕事上の質問にはすぐに答えてくれる。」と、気軽に連絡を貰えるようになります。
反対に、メールの返信がいつも遅い人であれば、「この人は忙しいのかな…」と、相手に気を遣わせてしまったり、「早く返信が欲しいのに…。仕事が先に進まない！」と、相手をいら立たせてしまうかもしれません。
「メールを受け取りました」と言われるだけでも、相手は安心できる
仕事の内容に関する返信はできなくても、
- 取り急ぎ、メール受け取りのご返信として。
- メール確認しました。後ほど返信しますね。
と返信が来るだけでも、人は安心するものです。その安心を与えることが、仕事上の信頼関係を作る上で大切な要素になります。
人によっては、同期オンラインである電話（つまり相手と自分の時間を合わせなくてはならないコミュニケーションツール）が来るとイラッとする人もいます。堀江さんなんかは典型的に電話が嫌いな人として有名です（笑）
「今メール送ったんですけど、確認していますか…？」なんて相手に電話させてしまった日には、電話された側も嫌な思いをするし（責任の半分以上はその人にあるけどw）、相手にも気を使わせることになります。
メールチェックの時間を定めるのはどうなのか？
人によっては、
- 朝会社に着いたらメール確認、返信
- お昼休憩に入る前の12時にメール確認、返信
- 退社前の17時にメール確認、返信
- ビールを飲む21時前にメール確認、返信
と、一日の中でメールチェックと返信する時間を決めている人もいます。
たしかに、間を決めた上でメールを確認するようにすれば、メールが溜まってしまうことは避けられるかもしれません。僕も一時期はこれをやろうとしていました。
が、仕事上の人間関係で信頼を得るのであれば、メールの返信は相手に驚かれるくらい早い方が良いです。
皆さんも経験あるでしょう？
— 多動力 公式 （24万部突破！） (@tadou0530) 2017年5月20日
返信がサクサク早いとスケジュールもすぐ決まるし相手も自分も時間効率が良い。それを意識している人は返信早いし仕事が出来る人！#多動力 @takapon_jp #堀江貴文 pic.twitter.com/afivHGZyDx
「サクサク進む」というのが大事な感覚。この場合は、相手の仕事が「サクサク進む」かです。
自分のペースだけ考えていれば、自分が決めた時間に返信すればいい。けど、メールの送信主は、可能な限り早く返信が欲しいはず。だから、仕事において相手との信頼を築くためには、メール・メッセージは即レスが好ましいのです。
最近になってまたホリエモンの本を読み始めましたが、背中を押してもらえる内容ばかり。仕事の効率を上げたい人も、ぜひ読んでみてくださいね。
