原貫太オフィシャルブログ

アフリカでの活動から起業/仕事論、海外生活のノウハウまで。※本ブログの内容は個人の見解によるものです。

メールの返信が早い人こそ仕事で信頼されるようになるワケ

スポンサーリンク


メールの返信が早い人は仕事ができる人

メール 返信 早い

 

仕事ができる人というのは、忙しさに怠けず、メールの返信がめちゃくちゃ早いと言われています。みんな、即レスです。
 

実は忙しい人ほど返信が速い。たとえば幻冬舎の見城徹社長も、サイバーエージェントの藤田晋社長も、レスはメチャクチャ速い。  僕のデジタル仕事術も「メールやLINEは即レス」「メッセージを見た瞬間から10秒で返信」「渋滞を作らない」が基本だ。(堀江貴文『多動力』より引用)

 

僕も、仕事に関するメールやメッセージは、「後で返そう」というのをやめるように心がけています。

 

仕事柄、僕はスマートフォンを触っている時間が長いです。ニュースや記事を読むといった情報収集はもちろん、スマホで完結できる仕事がたくさんあるからです。

 

スマホを置いてパソコンで仕事をしていても、電源が入っていれば通知が来るし、何ならパソコンでもメールには気づきます。「既読」を付けなくても、みんな目には入っていますよね?

 

最近は、「仕事に関するメール、メッセージは、確認してから30秒以内に返信」を目標にしています。もし、長文で返信する必要のあるメールであれば、「検討後に返信いたします。」をとりあえず返信すればいいのです。

 

また、電車の移動やレストランの待ち時間といった隙間時間を活用すれば、メールやメッセージを返信する時間は十分に確保できるはず。一度”渋滞”を作ってしまうと、仕事のリズムは悪くなってしまうのです。

 

 

メールの返信が早くなれば仕事上の信頼が生まれる

メール 返信 早い

 

仕事の人間関係で「信頼」を作る一つのコツは、メールの返信をとにかく早くすること。いわゆる、即レスです。

 

普段からメールを早く返信するようにしていれば、相手が何か悩んでいる時、相談したい時、「この人ならすぐに返信をくれる。仕事上の質問には答えてくれる。」と、気軽に連絡を貰えるようになります。

 

その反対に、メールの返信がいつも遅い人であれば、「この人は忙しいのかな…」と、相手に気を遣わせてしまったり、「早く返信が欲しいのに…。仕事が先に進まない!」と、相手をいら立たせてしまうかもしれません。

 

 

「メールを受け取りました」とだけ言われても安心する

即レス 仕事

 

仕事の内容に関する返信はできなくても、

 

「取り急ぎ、メール受け取りのご返信として。」

「メール確認しました。後で返しますね。」

 

と返信が来るだけでも、人は安心するものです。その安心を与えることが、仕事上の信頼関係を作る上で大切な要素になります

 

人によっては、同期オンラインである電話(つまり相手と自分の時間を合わせなくてはならないコミュニケーションツール)が来るとイラッとする人もいます。堀江さんなんかは、典型的に電話が嫌いな人として有名です(笑)

 

「今メール送ったんですけど、確認していますか…?」なんて相手に電話させてしまった日には、電話された側も嫌な思いをするし(責任の半分以上はその人にあるけどw)、相手にも気を使わせることになります。

 

 

メールチェックの時間を定めるのは…?

即レス 仕事

 

人によっては、

 

  • 朝会社に着いたらメール確認、返信
  • お昼休憩に入る前の12時にメール確認、返信
  • 退社前の17時にメール確認、返信
  • ビールを飲む21時前にメール確認、返信

 

と、一日の中でメールチェックと返信する時間を決めている人もいます。

 

たしかに、ちゃんと時間を決めた上でメールを確認するようにすれば、メールが溜まってしまうことは避けられるかもしれません。僕も、一時期はこれをやろうとしていました。

 

が、仕事上の人間関係で信頼を得るのであれば、メールの返信は相手に驚かれるくらい早い方が良いです。

 

 

「サクサク進む」というのが大事な感覚。この場合は、相手の仕事が「サクサク進む」かです。

 

自分のペースだけ考えていれば、自分が決めた時間に返信すればいい。けれど、メールの送信主は、可能な限り早く返信が欲しいはず。だから、仕事において相手との「信頼」を築くためには、メール・メッセージは即レスが好ましいのです。

 

最近になってまたホリエモンの本を読み始めましたが、起業を決意した人間にとっては、背中を押してもらえる内容ばかり。仕事の効率を上げたい人も、ぜひ読んでみてくださいね。